Elektronik veya kâğıt her türlü kurumsal belge, yönetilebildiği sürece anlamlıdır. Aksi halde belge yığınlarını meydana getirir. Bu konuda Başbakanlık 2005 yılında Standart Dosya Planını geliştirmiş ve tüm kamu idaresi gibi belediyelerden bunu kullanmasını istemiştir. Ancak, planın kullanılmasıyla ilgili bir takım sorunlar olduğu bilinmektedir. Bunlar, planı kullanamamak, olmayan başlıkların nasıl açılacağını bilememek, ana ve alt konu başlıkları ile yeni açılacak başlıklar arasında organik bağ kuramamak, özellikle plan içerisinde konu ve vaka dosyalarının neler olduğunu tespit edememekten kaynaklanmaktadır. Dosya planının müdürlüklerde kullanılabilmesi için öncelikle belge ve dosya sınıflandırma mantığını anlamak, dosya kodu ile özel kod ilişkisini doğru kurmak, müdürlükteki fonksiyonları tespit edip iş süreçlerini anlayarak plan içerisindeki dosya başlıklarını örtüştürmek gerekmektedir. Bunu yapabilmek için mesleki bilgiye ihtiyaç vardır.