Belgelerin form özelliklerini doğru yazmak kadar önemli olan bir husus da yazı metninin inşasıdır. Metni oluştururken hem bürokratik geleneklere özen göstermek, hem de Türkçeyi doğru kullanmak önemlidir. Bir yazıda giriş bölümünden bitiş kısmına kadar bütün cümlelerde, üsluba dikkat edilmelidir. Yazı metninin inşasında, öncelikle dilbilgisi kuralları bilerek kullanılmalıdır. Kısa, doğru, önceden düşünülerek ve özenle seçilmiş kelimelerden meydana gelmiş cümleleri tercih etmek gerekir. Resmi yazışma, rapor ve tutanak gibi çoğu belgede sıkça hatalara düşülmektedir. Yazıda yanlış üslup kullanmak, gereksiz kelime tekrarlarına düşmek, anlamı yanlış bilinen kelimeleri tercih etmek ve olumsuz anlatım bunların birkaçıdır. Oysa bir yazı, açık, sade ve planlı bir anlatıma sahip olmalıdır. Bunun için yazıdaki metin inşasında giriş, bilgilendirme, açıklama, karar ve bitiş cümlesi gibi temel alanların bulunması gerekir. Bu yapı, iyi kurgulanmış bir veya birkaç paragraftan meydana gelebilir.