Örgütler, gerek kendi öz kaynaklarını kullanarak ürettikleri ve gerekse dış kaynaktan gelen bilgi ve belgeleri, doğru karar almak için kullanabildikleri ölçüde rekabet ortamında ön sıralarda yer alabilirler. Bilgi kaynakları katma değer oluşturacak şekilde yönetilebilmelidir. Çünkü bilgi bir kurumda doğru karara dönüştürülebiliyorsa anlamlıdır. Kurumsal bilgi ve belgeleri yönetebilmek ise bir yaşam döngüsünde bilginin üretiminden kullanılmasına, muhafaza edilip, sınıflandırılması ve tasfiyesine kadar birçok fonksiyonu kapsar. Bu fonksiyonlar, sistem anlayışı içerisinde yönetilebilmelidir. Bunu yapabilmek için bilgi ve belge yönetimi uygulamaları mesleki disiplinin öngördüğü kurallar çerçevesinde yürütülmelidir. Bütün bu uygulamalar kurumlardaki müdürlüklerde bilgi ve belge kaybını en aza indirecek, zaman, kaynak ve emek tasarrufu sağlayacaktır. E-devlet kapsamında tüm kamu kurumlarında olduğu gibi belediyelerde de birçok belge yönetimi projesi hayata geçirilmeye çalışılmaktadır. Sürdürülebilir projelerin ortaya çıkması, uygulamaları bilen, bilinçli ve farkındalığı sağlamış personelle mümkün olur.